← Uživatelská příručka

CZ/SK odsouhlasení zůstatků a zápočet (saldokonto)

Odsouhlasení otevřených pohledávek a závazků partnera k datu s PDF k podpisu a zápočet, který vzájemné pohledávky a závazky vyrovná v účetnictví.

K čemu slouží

Dva běžné doklady saldokonta v česko-slovenském účetnictví:

1. Odsouhlasení zůstatků. Uložený doklad se seznamem otevřených pohledávek a závazků partnera k zvolenému datu, který vytisknete, pošlete partnerovi a označíte jako odsouhlasený nebo sporný. Používá se hlavně ke konci roku jako podklad k inventarizaci pohledávek a závazků.
2. Zápočet. Dohoda nebo jednostranné prohlášení, kterým se to, co dluží partner vám, započte proti tomu, co dlužíte vy jemu. Při zaúčtování vytvoří zápočtový účetní zápis a spáruje faktury.

Modul potřebuje jen modul Odoo account a l10n_cssk_core, takže funguje v edici Community i Enterprise. Pracovat s ním mohou uživatelé s oprávněním Zobrazit kompletní účetní funkcionality nebo Administrátor účetnictví; mazat doklady může jen administrátor.

Právní rámec

Inventarizace. Potvrzení od partnera nevyžaduje ani jeden zákon o účetnictví, oba ale ukládají ověřit pohledávky a závazky k rozvahovému dni a jejich skutečný stav se zjišťuje dokladovou inventurou:

• Česko: § 29 odst. 1 a § 30 odst. 1 písm. b) zákona o účetnictví — periodická inventarizace k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka; u závazků a majetku, u kterého nelze vizuálně zjistit jeho existenci, se provádí dokladová inventura. Podle § 30 odst. 4 a 6 lze stanovit rozhodný den před rozvahovým dnem a inventuru ukončit nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.
• Slovensko: § 29 ods. 1 a 2 a § 30 ods. 1 zákona o účtovníctve — inventarizací účetní jednotka ověřuje, zda stav v účetnictví odpovídá skutečnosti, provádí ji ke dni sestavení účetní závěrky a u závazků a majetku, u kterého nelze provést fyzickou inventuru, se skutečný stav zjišťuje dokladovou inventurou.

Odsouhlasení zůstatků podepsané partnerem je běžným podkladem této dokladové inventury.

Zápočet.

• Česko: podle § 1982 občanského zákoníku může každá strana prohlásit, že svou pohledávku započítává proti pohledávce druhé strany, dluží-li si vzájemně plnění stejného druhu, a to jakmile může požadovat uspokojení vlastní pohledávky a plnit svůj dluh. Pohledávky se ruší v rozsahu, v jakém se kryjí, a tyto účinky nastávají „k okamžiku, kdy se obě pohledávky staly způsobilými k započtení“. § 1987 připouští jen pohledávky, které lze uplatnit před soudem a nejsou nejisté ani neurčité, a podle § 1991 zákaz jednostranného započtení nebrání stranám, aby si započtení ujednaly.
• Slovensko: podle § 580 Občianskeho zákonníka vzájemné pohledávky stejného druhu zaniknou započtením, pokud se kryjí, učiní-li některý z účastníků projev směřující k započtení, a to k okamžiku, kdy se setkaly. § 581 ods. 2 mimo jiné vylučuje započtení promlčených pohledávek a nesplatné pohledávky proti splatné, § 581 ods. 3 je dovoluje dohodou. Mezi podnikateli Obchodný zákonník doplňuje, že započíst lze jen pohledávky uplatnitelné u soudu (§ 358), nesplatnou proti splatné jen vůči dlužníkovi, který není schopen plnit své peněžité závazky (§ 359), a pohledávky v různých měnách jen tehdy, jsou-li volně směnitelné, kurzem dne, kdy se staly způsobilými k započtení (§ 362).

Z toho vycházejí dva režimy modulu: dvoustranná dohoda o započtení, kterou podepíší obě strany, a jednostranný zápočet, tedy prohlášení doručené druhé straně, které lze použít jen u pohledávek splňujících zákonné podmínky. Modul tyto podmínky nekontroluje.

Odsouhlasení zůstatků

Účetnictví → Zákazníci → Odsouhlasení zůstatků, potom Nový:

Klikněte na Vypočítat. Karta Otevřené položky se naplní všemi zaúčtovanými položkami partnera na účtech pohledávek a závazků, které byly otevřené k zvolenému datu: úhrada nebo spárování s pozdějším datem se přičte zpět, takže odsouhlasení k 31. 12. sestavené v únoru ukáže i fakturu uhrazenou v lednu, a to v plné částce, která byla otevřená k 31. 12. Pohledávky celkem, Závazky celkem a Čistý zůstatek (kladný = partner dluží vám) se počítají z řádků.

Řádky jsou snímkem: mají vlastní kopii čísla dokladu, dat a částky, takže odsouhlasení zůstane takové, jaké jste odeslali, i když se účetnictví později změní. Opětovným Vypočítat ho sestavíte znovu; to jde ve stavu Koncept a Odesláno.

Postup:

1. Tisk (zobrazí se, když odsouhlasení není konceptem) vytvoří PDF Odsouhlasení zůstatků (saldokonto) s oběma společnostmi, seznamem položek, součty a dvěma podpisovými řádky. Označit jako odeslané změní stav na Odesláno; e-mail neodešle — PDF pošlete sami, například z chatteru.
2. Když partner odpoví, klikněte na Dohodnuto nebo Sporné.
3. Rozporuje-li partner jednotlivé položky, označte na těchto řádcích Blokováno. V PDF zůstanou, šedé a s poznámkou (sporné), do součtů se ale nezapočítají.

Vytvořit odsouhlasení zůstatků (Účetnictví → Zákazníci) je vytvoří hromadně: zvolte společnost, datum, typ a případně partnery — nevyberete-li je, dostane je každý partner s otevřenou položkou k tomu dni — a vypočtená odsouhlasení se otevřou v seznamu.

PDF je česky nebo slovensky podle země společnosti, s angličtinou, a strany označuje neutrálně (Účetní jednotka a Partner), protože při odsouhlasení závazků je vaše společnost dlužníkem.

Odsouhlasené nebo sporné odsouhlasení je zmrazené: řádky nelze měnit a doklad nelze smazat, jen zrušit. Nastavit na koncept ho uvolní. Odsouhlasení se číslují SALDO/<rok>/0001.

Zápočet

Účetnictví → Dodavatelé → Dohody o zápočtu, potom Nový:

1. Zvolte Partnera, Datum dohody, měnu (Currency) a Režim zápočtu — Dvoustranná dohoda nebo Jednostranný zápočet. Volitelně zvolte Zúčtovací deník; bez něj se použije první deník typu Ostatní společnosti.
2. Na kartách Pohledávky a Závazky přidejte otevřené účetní položky, které se mají započíst, a ve sloupci Částka k zápočtu kolik z každé. Započíst lze i část položky, ne však víc, než je její otevřená částka. Nabízejí se jen zaúčtované otevřené pohledávky a závazky partnera ze zápočtu.
3. Zaúčtovat lze, jen když se součet pohledávek rovná součtu závazků (Je vyrovnáno); tato částka je Částka zápočtu.

Položka patří na stranu podle toho, kdo komu dluží, ne podle účtu: otevřený dobropis odběrateli je váš dluh vůči partnerovi a patří mezi závazky, dobropis od dodavatele mezi pohledávky.

Postup se liší podle režimu:

Vytvořit zápočet (Účetnictví → Dodavatelé) zápočet navrhne: zvolte partnera, datum a měnu a průvodce načte otevřené položky partnera a rozdělí nejvyšší vyrovnanou částku, od nejstarších položek.

Řádky lze měnit jen ve stavu Koncept. PDF Zápočet z nabídky Tisk má podle režimu nadpis dohody se dvěma podpisovými řádky, nebo oznámení o jednostranném započtení s jedním.

Zaúčtovat nejprve ověří, zda je každá položka stále otevřená alespoň v dohodnuté částce (mezitím mohla přijít úhrada), pak vytvoří účetní zápis s datem dohody, který každou pohledávku zaúčtuje na stranu Dal a každý závazek na stranu Má dáti v částce k zápočtu, a každou položku spáruje s jejím vlastním řádkem zápočtu, takže částečné zápočty se zachovají přesně. Zápočty se číslují ZAP/<rok>/0001.

Cizí měna. V měně společnosti lze započíst každou otevřenou položku v její zaúčtované částce. V cizí měně jen položky v této měně; částky jsou v ní, zápočtový zápis se zaúčtuje kurzem ke dni dohody a rozdíl oproti kurzu každé faktury se při spárování zaúčtuje jako kurzový rozdíl.

Zrušit storno-zápisem u zaúčtovaného zápočtu zruší spárování a zápočtový zápis stornuje, takže každá položka je znovu otevřená přesně jako předtím. Zaúčtovaný zápočet nelze smazat.

Omezení

• Modul nekontroluje zákonné podmínky jednostranného zápočtu (splatnost, uplatnitelnost u soudu, zákazy) ani souhlas partnera; to je na vás.
• Zápočtový zápis má datum dohody a v cizí měně kurz toho dne. Samotné pohledávky se ruší k okamžiku, kdy se staly způsobilými k započtení (§ 1982 občanského zákoníku, na Slovensku § 580 Občianskeho zákonníka), což PDF uvádí; chce-li účetní zápis k tomuto dni, zvolte jej jako datum dohody.
• Obě PDF se řídí zemí společnosti — české znění a DIČ pro českou společnost, jinak slovenské znění a IČ DPH — s angličtinou vedle. Znění si před prvním použitím nechte zkontrolovat.
• PDF odsouhlasení ukazuje částky jen v měně společnosti.
• Označit jako odeslané jen změní stav; nic se neodešle e-mailem.