← Uživatelská příručka

Připomínka vypršující převedené dovolené (CZ/SK)

Denní připomínka zaměstnancům, že převedená dovolená, jejíž platnost akruální plán brzy ukončí, vyprší — jako aktivita a e-mail.

K čemu slouží

Akruální plán v Odoo může převádět nevyčerpanou dovolenou do dalšího roku a převedené dny nechat k určitému datu vypršet. Slovenské plány dovolené mzdových modulů to dělají na konci následujícího roku; české plány dovolenou převádějí bez vypršení. Odoo to ukazuje jen pasivně, na přehledu aplikace Volno. Tento modul připomíná aktivně: jednou denně vyhledá převedenou dovolenou, která brzy vyprší, a aktivitou a e-mailem sdělí zaměstnanci, o kolik dní jde a do kdy. Schvalující volno nebo nadřízený dostane vlastní aktivitu.

Závisí jen na aplikaci Odoo Volno (hr_holidays), takže funguje s každým akruálním plánem, ve kterém převedené dny vyprší, s kterýmkoli mzdovým jádrem i úplně bez mezd.

Právní rámec

Ani v jedné zemi nevyčerpaná dovolená koncem následujícího roku nepropadá. Vyprší převedený zůstatek v Odoo podle nastavení akruálního plánu. Zákon naopak ukládá zaměstnavateli, aby byla dovolená vyčerpána:

• Česká republika. Nemůže-li být dovolená vyčerpána v roce, ve kterém na ni vzniklo právo, nebo byla-li její část převedena na písemnou žádost zaměstnance, je zaměstnavatel povinen určit ji tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku (§ 218 odst. 3 zákoníku práce). Není-li čerpání určeno do 30. června následujícího roku, má právo je určit i zaměstnanec, s písemným oznámením alespoň 14 dnů předem (§ 218 odst. 4). Dovolenou, kterou nebylo možné vyčerpat ani do konce následujícího roku pro pracovní neschopnost nebo mateřskou či rodičovskou dovolenou, určí zaměstnavatel po skončení těchto překážek (§ 218 odst. 5).
• Slovensko. Zaměstnavatel musí dovolenou, kterou nebylo možné vyčerpat v jejím roce, poskytnout tak, aby skončila nejpozději do konce následujícího kalendářního roku; neurčí-li její čerpání do 30. června toho roku, může si je určit zaměstnanec, s písemným oznámením nejméně 30 dní předem (§ 113 ods. 2 Zákonníka práce). Dovolenou, které bránila mateřská, otcovská nebo rodičovská dovolená nebo pracovní neschopnost, poskytne po jejich skončení (§ 113 ods. 3 a 4).

Připomínka je tedy výzvou naplánovat dovolenou před lhůtou, kterou musí dodržet zaměstnavatel. Žádá zaměstnance, aby se s vedoucím domluvil, kdy dovolenou vyčerpá, a uvádí, že podle zákoníku práce dovolená nepropadá; datum v ní je den, kdy akruální plán dny odebere ze zůstatku v Odoo.

Nastavení

Nic není třeba nastavovat. Chování mění dva systémové parametry (Nastavení → Technická nastavení → Systémové parametry, režim vývojáře):

Plánovaná akce Dovolená: Upozornit na vypršující převedenou dovolenou (CZ/SK) běží jednou denně (Nastavení → Technická nastavení → Opakované akce). E-mailová šablona je Dovolená: Připomínka vypršující dovolené; její znění můžete upravit.

Aby se připomínka dostala k zaměstnanci, potřebuje zaměstnanec Příslušného uživatele (pro aktivitu) a Pracovní email (pro e-mail). Aby se o ní dozvědělo personální oddělení, potřebuje zaměstnanec schvalujícího volno nebo nadřízeného s uživatelem.

Jak připomínka funguje

Plánovaná akce každý den vezme alokace ve stavu Schváleno, Ke schválení nebo Druhé schválení, jejichž převedené dny vyprší mezi dneškem a dneškem plus předstih (výchozí 60 dní). Alokace akruálního plánu, který převod nepovoluje, se vynechají: jde o roční limity typu „vyčerpej, nebo propadne“, například slovenské dny na lékařské vyšetření či doprovod, ve kterých se nic nepřevádí.

U každé alokace spočítá dny, které by skutečně vypršely: převedený zůstatek minus dovolenou čerpanou z alokace od té doby. Samotné Odoo toto odečtení dělá až v den vypršení, proto může být počet v připomínce nižší než hodnota uložená na alokaci. Nezbývá-li nic, připomínka se nepošle.

Jinak

1. naplánuje na kartě zaměstnance aktivitu Vypršující dovolená s termínem v den vypršení, s počtem dní, typem volna a datem, přidělenou vlastnímu uživateli zaměstnance a adresovanou zaměstnanci („Máte …“);
2. naplánuje na téže kartě druhou aktivitu Vypršující dovolená pro Schvalujícího volno, a není-li, pro uživatele nadřízeného, formulovanou o zaměstnanci („ má …“). Děje se to pokaždé, i když zaměstnanec uživatele má a první aktivitu dostal. Je-li schvalujícím nebo nadřízeným vlastní uživatel zaměstnance, druhá aktivita se nevytvoří;
3. je-li to zapnuto, pošle stejný text na Pracovní email zaměstnance, v jazyce zaměstnance. U typu volna, které se žádá v hodinách, je počet uveden v hodinách.

Na každé datum vypršení se připomíná jednou: alokace si pamatuje datum, na které byla naposledy připomenuta, a nová připomínka přijde až u nového převedeného zůstatku s novým datem vypršení. Nepodaří-li se doručit nic — zaměstnanec nemá uživatele, není schvalující ani nadřízený s uživatelem, chybí pracovní e-mail — alokace se jako připomenutá neoznačí a další denní běh to zkusí znovu.

U slovenských plánů mzdových modulů převedené dny vyprší 364 dní po převodu 1. ledna, tedy 31. prosince následujícího roku (v přestupném roce 30. prosince), takže připomínka ve výchozím nastavení přijde na začátku listopadu. České plány vypršení nenastavují, jejich alokace proto připomínku nedostanou.

Omezení

• Jedna připomínka na jedno vypršení. Jakmile byla připomínka doručena, druhá blíže k termínu nepřijde.
• Připomínka je jen tak dobrá jako akruální plán: alokace bez akruálního plánu nebo plán bez vypršení převedených dní ji nikdy nedostane.
• Odesílatelem e-mailu je e-mail společnosti typu volna, a nemá-li typ volna společnost, uživatel plánované akce.